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Junho / Julho / Agosto - 2013 / Ano3 / Número 11

Prontos para o PowerPoint?

Já sentiu que sua apresentação de Power Point (PPT) não envolveu os colegas de trabalho como deveria? A resposta para isso é simples: trata-se de um problema que acontece em muitas empresas, principalmente na hora de divulgar dados complexos, incluindo-se nesse rol o crescimento percentual de vendas, faturamento e outras informações apresentadas na forma de gráficos e tabelas. Por ser um programa repleto de diferentes ferramentas e opções de design, o PPT pode não ter uma fórmula pronta para conectar ideias de forma simples e coesa. E mais: um PPT mal elaborado pode causar prejuízos.

A Microsoft fez essa conta, segundo Surider Komar, especialista norte-americano em apresentações corporativas. No cálculo da empresa de software, se considerarmos a realidade dos Estados Unidos, a conta pode atingir 250 milhões de dólares jogados no ralo. Vamos aos dados: considere uma reunião de meia hora envolvendo quatro profissionais. Se um deles for o apresentador mal preparado, a falta de comunicação efetiva representará, em média, a perda de 7,5 minutos. Basta multiplicar esse valor pela média horária que cada profissional custa à empresa. Embora não existam métricas no Brasil, temos especialistas que podem contribuir para melhorar o processo. Um deles é Felipe Zacharias, diretor da agência FZ3.

A empresa é especializada em treinamentos lúdicos e inovadores de alto impacto, tendo entre seus clientes companhias como Telefônica, Epson e Petrobras. Ele revisou, especialmente para essa edição do INTECH News, uma série de dicas importantes para criar uma apresentação eficiente.

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Consultoria mostra como calcular os prejuízos com PPTs

Além de poucos - não devem ultrapassar a média entre 10 e 15 quadros – eles devem ser sucintos. Para não confundir ou cansar os espectadores, o conselho é evitar o excesso de gráficos. A identidade visual precisa ser incorporada, o que significa eliminar, por exemplo, a adoção de cores semelhantes na fonte do texto e no fundo dos slides. Eles devem conter textos e imagens grandes o suficiente para serem entendidos pela plateia, seguindo o mesmo padrão estético do início ao fim. Um outro ponto fundamental e poucas vezes levado a sério é a revisão. Um apresentador atento precisa corrigir erros visuais e gramaticais, mesmo que pequenos, pois eles comprometem o bom desempenho. Calcule quanto a sua empresa está perdendo em dinheiro com apresentações ineficientes de Power Point.
http://www.thinkoutsidetheslide.com/what-is-the-real-cost-of-poor-presentations/

Antes de terminar a reunião, os pontos levantados e as decisões tomadas devem ser entregues aos participantes para uma revisão final. É recomendado que uma pessoa presente na reunião, como uma secretária, faça as anotações em formato digital e encaminhe a todos ao final do encontro.

Além de auxiliar na retomada de determinados pontos, essa ata da reunião servirá para reforçar o foco e as ações necessárias dos envolvidos, resultando em organização e eficiência que trará resultados positivos à empresa.

Confira 12 dicas para fazer uma apresentação eficiente de Power Point, com as dicas de Dave Parade revisadas por Felipe Zacharias, da agência especializada FZ3

Fontes: www.pcworld.uol.com.br; www.tecnologia.ig.com.br; www.saiadolugar.com.br