COMUNICAÇÃO
Use o e-mail a seu favor
Ninguém duvida que o e-mail tornou-se uma das ferramentas mais importantes na comunicação corporativa. Mas, quantidade não significa qualidade e o uso adequado desse tipo de mensagem pode melhorar. Há ainda alternativas para desafogar o e-mail. Uma delas é o uso dos mensageiros instantâneos, como MSN e Gtalk, para comunicações breves e simples. Para ajudar nessa tarefa, dois especialistas no assunto, David Shipley e Will Schawalbe, escreveram o livro Enviar – guia essencial de como usar o e-mail com inteligência e elegância (editora Sextante). Baseado na experiência deles (Shipley, inclusive, foi redator de discursos do ex-presidente Clinton) resumimos os principais pontos de atenção para quem escreve e recebe e-mails.
É preciso lembrar, no entanto, que uma comunicação corporativa eficiente utiliza vários meios. Muitas vezes uma ligação pode evitar a troca desnecessária de e-mails. Até mesmo as cartas, que pareciam aposentadas, são um recurso importante. Um exemplo disso são as comunicações legais, que precisam ser documentadas. Os e-mails também podem acarretar uma série de problemas, mesmo porque funcionam como um documento aceito em juízo, o que é uma razão adicional para saber como usá-lo corretamente.
Oito Razões para Ter Cautela ao usar o E-mail
1.Troca desnecessária de mensagens: por ser um meio fácil de comunicação, ele pode estimular conversações que poderiam ser resolvidas com um simples telefonema;
2. Nem toda ligação deve ser substituída: o e-mail fica suspenso no tempo e no espaço até ser aberto e respondido. Assuntos urgentes devem ser comunicados por telefone. O conforto da voz humana também ajuda na mediação de conflitos;
3. Você pode acessar todo mundo, mas o contrário também acontece: a dica é não adotar o tom de intimidade instantânea nos e-mails que envia. E filtrar bem as comunicações por esse canal;
4. Os e-mails desafiam os fusos horários: e podem desafiar o decoro. Devemos evitar o envio em horários inadequados. Também interrompem tarefas. Há pesquisas que indicam a desconcentração de tarefas após o recebimento de e-mails;
5. Rastreabilidade implica em responsabilidade jurídica: ele é um documento e pode ser usado contra você;
6. Facilidade de encaminhamento: o que significa que sua mensagem pode ser enviada – intencionalmente ou não – para pessoas erradas;
7. Pode ser alterado: e-mails podem ser editados de maneira invisível e ganhar outros sentidos. Uma maneira segura é usar arquivos em PDF;
8. E-mails com anexo podem conter vírus: e você estará repassando isso ao destinatário. E-mails pesados também podem sobrecarregar os servidores de quem recebe
