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Março, Abril, Maio/ 2012 / Ano2 / Número 6
Uma solução simples para problemas complexos
Quem nunca esqueceu um trabalho que deveria ter sido entregue ontem ou nunca perdeu aquela reunião logo no começo do dia? Pois é: são para esses e muitos outros problemas que existe o checklist. Segundo Atul Gawande, autor do livro Checklist – Como fazer as coisas benfeitas, uma simples lista de tarefas a ser cumprida é capaz de aprimorar, em muito, o resultado de qualquer atividade.
Gawande, que é médico e cirurgião, lembra o que parece óbvio: o checklist pode ser uma simples folha de papel onde se anota uma sequência ou um passo-a-passo de tarefas a serem cumpridas em determinada situação ou tempo. Cada item cumprido deve ser marcado até se finalizar a lista. O próprio autor admite que a lista de tarefas parece ser algo supérfluo, principalmente, para quem confia demais na própria memória. Mas há um porém: por maior que seja a experiência ou a capacidade de uma pessoa, estamos lidando atualmente com uma quantidade enorme de informações e existe um limite de memória operacional, e é nesse ponto que o checklist entra em ação.
O autor detalha casos em que a lista foi essencial para gerenciar uma equipe de profissionais que levantou um edifício de 32 andares. A casos inusitados como o da banda Van Halen, que utilizou um checklist para testar a capacidade dos contratantes em produzir um bom show, já que os concertos da banda eram bastante complexos e precisavam de dezenas de funcionários para operar todos os efeitos em tempos e modos corretos.
Caso de sucesso
Eles montaram uma lista de demandas com inúmeras cláusulas e subcláusulas. Para saber se todas as demandas, principalmente as pequenas e técnicas, foram cumpridas, incluíam um item bem curto no checklist pedindo um vaso cheio de M&M’s, mas sem as balas marrons. Ao olhar o pote e encontrar um único marrom, a banda sabia que a equipe poderia ter esquecido outros itens do checklist e comprometer o show.
Para qualquer outra utilização, a ferramenta parece obter o mesmo sucesso. “Os checklists não só oferecem a possibilidade de uma verificação como também instilam uma espécie de disciplina de alto desempenho”, afirma o autor. Ao longo do livro, o leitor acompanha as mais complexas e estranhas situações em que a lista de tarefas foi necessária, percebendo que os checklists estão por toda parte agindo para que façamos as coisas direitas.
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O checklist como uma ferramenta para o engenheiro
“A disposição com que a construção civil aplica estratégias de monitoramento e de comunicação para resolver problemas de qualquer complexidade e gravidade é admirável”, afirma o autor de Checklist. Ele acredita que a lista de tarefas se tornou uma ferramenta vital para gerenciar a quantidade de informações com que o engenheiro do século XXI deve lidar. Segundo Gawande, a complexidade dos projetos e o aumento considerável de profissionais envolvidos nas obras tornou a comunicação em equipe um elemento inseparável do sucesso. Ele explica que antes o trabalho de gerenciar uma equipe era feito por um mestre de obras, ocupação que acabou diminuindo em meados do século XX perante a especialização cada vez maior dos envolvidos. Hoje se deve coordenar uma equipe de dezenas de profissionais, cada qual cuidando para que centenas de demandas de diferentes etapas sejam cumpridas sem erros.
Como se deve fazer um checklist?
Segundo Gawande, o checklist é uma simples ferramenta organizacional de tarefas, procedimentos e comunicação. Ele serve para preencher as lacunas deixadas pela memória e por desvios de atenção, além de organizar trabalhos complexos e com muitas pessoas envolvidas. Gawande recomenda que a listagem seja curta, simples e objetiva. Na tabela abaixo, seguem alguns procedimentos indicados pelo autor para a elaboração de um checklist: Etapas de construção de um Checklist
1ª Etapa
- Pense no problema como um todo ou separe em etapas - Liste todos os itens principais a serem cumpridos na etapa - Limite-se a apenas 1 página de papel - Evite muito detalhamento e seja prático - Evite utilizar muitas cores. Use apenas para destacar
2ª Etapa
- Crie uma metodologia de marcação, como o Faça/Confirme - Procure seguir uma ordem, assim como nível de urgência - Após cumprir cada item da etapa, marque-o de alguma forma - Em trabalhos de equipe é possível confirmar o item oralmente - Deixe a lista em um lugar visível, onde fique destacada
3ª Etapa
- Faça uma pausa e confira todos os itens marcados - Se estiver em equipe, peça a todos para confirmar a lista - Adapte a lista de modo que fique mais prático para você - Ensine sua equipe a usar o checklist
